Die Detailansicht repräsentiert den Inhalt einer Sammlung. Sie besteht aus zwei Unteransichten, jeweils zur Darstellung der Dateien und der Teilnehmer der Sammlungen. Sie können über die Detailansicht die Sammlungseigenschaften editieren und Dateien sowie Teilnehmer der Sammlung verwalten.


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1. Datei in der Detailansicht öffnen

Mit dem Klick auf das "Ansehen"-Icon können Sie ein oder ausgewählte Dateien in der Detailansicht öffnen.


2. Teilnehmer hinzufügen / verwalten

Mit dem Klick auf das "Teilnehmer"-Icon können Sie der Sammlung Teilnehmer hinzufügen, Teilnehmer entfernen und die Sammlungsrechte verwalten.

Die Vorgehensweise ist hierbei wie im Kapitel Neue Sammlung erstellen, nur dass Sie einzelne Benutzer und Benutzerrollen innerhalb eines Fensters verwalten. 

Wenn Sie Sammlungsrechte bestehender Teilnehmer verändern, werden diese per E-Mail über das neue Recht informiert.

Nach dem Hinzufügen, Löschen oder der Rechtevergabe müssen Sie mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon die Änderung abspeichern.


3. weitere Dateien der Sammlung hinzufügen


  1. Mit dem Klick auf das "Dateien hinzufügen"-Icon können Sie weitere Dateien der Sammlung hinzufügen.


  2. Über die Suchfelder können Sie Dateien aus dem Modul Dateien suchen.


  3. Wählen Sie die Dateien aus.


  4. Mit dem Klick auf den "Auswahl hinzufügen"-Button fügen Sie die Auswahl der Sammlung hinzu.



Hinweise: Nach dem Hinzufügen von Dateien werden diese in der Liste nicht mehr aufgeführt.

Suchfelder werden kundenspezifisch für Sie eingerichtet. Dabei wird meist für jede Benutzerrolle ein eigener Suchbereich bestimmt. Beispielsweise kann die Benutzerrolle "Marketingabteilung" mit anderen Feldern Dateien suchen als die Benutzerrolle "Produktmanager". 

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Suche und Filter.


4. Datei aus der Sammlung entfernen

Mit dem Klick auf das "Datei aus Sammlung entfernen"-Icon können Sie ausgewählte Dateien aus der Sammlung entfernen.

Sie löschen die Auswahl nur aus der Sammlung, nicht aus dem 4ALLPORTAL.


5. Massenänderung

Mit dem Klick auf das "Massenänderung"-Icon können Sie Metadaten für Dateien gemeinsam verschlagworten.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Massenänderung.


6. Neue Aufgabe für Sammlung erstellen

Mit dem Klick auf das "Aufgaben"-Icon können Sie eine Aufgabe für die gesamte Sammlung erstellen. 

Bestehen offene oder erledigte Aufgaben für eine Sammlung, können Sie dies links in der Seitenleiste unterhalb des Bereichs "Eigenschaften dieser Sammlung" einsehen. Läuft eine Aufgabe bald ab oder ist bereits abgelaufen, wird das Fälligkeitsdatum orange bzw. rot markiert.

Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln "Modul Aufgaben" und "Aufgaben im Modul Dateien und Sammlungen ".


7. Dateien hochladen

Mit dem Klick auf das "Upload"-Icon können Sie neue Dateien hochladen und gleichzeitig der Sammlung hinzufügen.

Dafür muss der Upload von Dateien für diese Sammlung erlaubt sein.

Die Vorgehensweise ist wie beim Upload und Import mit Drag&Drop (Modul Sammlungen), mit dem Unterschied, dass Sie die Dateien über den Dateimanager Ihres Rechners auswählen.


8. Neue Sammlung erstellen

Mit dem Klick auf das "Neue Sammlung erstellen"-Icon können Sie eine neue Sammlung erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Neue Sammlung erstellen.


9. Zur Sammlung hinzufügen


  1. Mit dem Klick auf das "Zur Sammlung hinzufügen"-Icon können Sie Dateien aus dieser Sammlung einer anderen Sammlung hinzufügen. 


  2. Über die Suchfelder können Sie Sammlungen aus dem Modul Sammlungen suchen.


  3. Wählen Sie Sammlung aus.


  4. Mit dem Klick auf den "Auswahl hinzufügen"-Button fügen Sie die Dateien der ausgewählten Sammlung hinzu.


10. Freigabe-Workflow starten

Mit dem Klick auf das "Freigaben"-Icon können Sie einen neuen Freigabe-Workflow für die gesamte Sammlung starten.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Modul Freigaben.


11. Dateien dem Warenkorb hinzufügen

Mit dem Klick auf das "Dem Warenkorb hinzufügen"-Icon können Sie ausgewählte Dateien zum Download in den Warenkorb legen.


12. Kachelansicht: Farb- und Sternemarkierungen mit Notizen, Metadaten, Quick-Download

Die Detailansicht für Sammlungen zeigt Ihnen standardmäßig die Kachelansicht. Das Kacheldesign mit den angezeigten Informationen über Metadaten, die Farb- und Sternemarkierungen mit Notizen sowie der Quick-Download ist identisch mit Kacheldesign im Modul Dateien.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Basics.


13. Eigenschaften dieser Sammlung

Zeigt Ihnen die Eigenschaften der jeweiligen Sammlung.

Als Eigentümer / Ersteller der Sammlung können Sie die Eigenschaften editieren. Auch Teilnehmern mit dem Sammlungsrecht "Bearbeiten" ist das Editieren gestattet.


14. Upload erlauben

Aktivieren Sie den Schalter "Upload erlauben", damit Sie und die Teilnehmer der Sammlung Dateien direkt in eine Sammlung hochladen können.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Upload und Import mit Drag&Drop (Modul Sammlungen).


15. Uploadordner auswählen

Beim Upload in eine Sammlung können Sie oder die Teilnehmer einen beliebigen Uploadordner auswählen, in dem die Dateien gespeichert werden. Das unorganisierte Hochladen von Dateien in diverse Ordner könnte die Folge sein. 

Damit Sie den Upload in Sammlungen besser organisieren können, ist es möglich, der Sammlung einen festen Uploadordner zuzuweisen. Wenn Sie oder die Teilnehmer nun Dateien hochladen, entfällt die Möglichkeit der Auswahl eines Uploadordners und die Dateien werden in den von Ihnen vorgegeben Ordner gespeichert.