Basics

Dieses Kapitel vermittelt Ihnen Basiswissen zur Bedienung Ihres 4ALLPORTALs. Die Benutzeroberfläche wurde nahezu modulübergreifend konzipiert. Das Bedienen relevanter Funktionen wird dadurch schnell zur Routine.

Was sind Objekte?

Das Wort "Objekte" wird aufgrund der modulübergreifenden Benutzeroberfläche als globale Bezeichnung für "Daten" verwendet. Je Modul kann ein Objekt eine Datei / Asset, ein Personenkontakt oder auch ein Datensatz mit Produktinformationen sein.

Nach dem Anmelden öffnet sich das 4ALLPORTAL mit dem Startup-Modul "Dateien" in der Darstellung Hauptansicht. Objekte werden in der "Kachelansicht" dargestellt.

Hinweis: Diese Startup Darstellung ist als 4ALLPORTAL Auslieferungsstandard festgelegt. Eventuell wurde der Startup Ihres DAM-Systems auf Kundenwunsch geändert.

Die folgende Abbildung erklärt Ihnen die Funktionen der Hauptansicht.

1. Logo

Mit dem Klick auf das Logo navigieren Sie zurück zum Startup-Modul.

2. Mega-Menü

Mit dem Klick auf das "Mega-Menü"-Icon öffnen Sie das Mega-Menü. Über das Menü können Sie zu anderen Spaces (Modulgruppen) navigieren.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Mega-Menü und Spaces.

3. Aktueller Space

Zeigt den aktuellen Space, aus der ein Modul geöffnet ist.

In diesem Beispiel ist ein Modul aus dem Space "Digital Asset Management" geöffnet.

4. Modul-Bar

Zeigt die verfügbaren Module eines Spaces. Mit dem Klick auf ein Modul navigieren Sie zu dem gewählten Modul.

Die orangene Linie unter dem Modulnamen visualisiert das aktuell geöffnete Modul.

5. Suchfelder

Mit Suchfeldern können Sie gezielt nach Objekten in Ihrem 4ALLPORTAL suchen. Diese Abbildung zeigt ein Beispiel mit Feldern zur Suche anhand Anzeigename und/oder Dateityp.

Hinweis: Suchfelder werden kundenspezifisch für Sie eingerichtet. Dabei wird meist für jede Benutzerrolle ein eigener Suchbereich bestimmt. Beispielsweise kann die Benutzerrolle "Marketingabteilung" mit anderen Feldern nach Assets suchen, als die Benutzerrolle "Produktmanager".

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Suche und Filter.

6. Hauptansicht

Die Hauptansicht zeigt vorhandene Objekte eines Modules. Objekte können Assets wie Bilder oder Dokumente, aber auch Datensätze wie ein Kontakteintrag, eine Aufgabe oder eine Sammlung sein.

7. Ordnerstruktur

Mit der Ordnerstruktur können Sie durch das Ordner- und Dateisystem navigieren. Per Klick auf die Checkbox hinter einem oder mehreren Ordner(n) werden alle enthaltenen Assets in der Hauptansicht dargestellt.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Ordnerstruktur.

8. Seitenmenü einklappen

Mit dem Klick auf das Icon wird das linke Seitenmenü eingeklappt. Somit vergrößert sich der Darstellungsbereich der Hauptansicht.

9. Globale Suche

Die Globale Suche kann Objekte aus mehreren Modulen innerhalb des 4ALLPORTALs finden und ohne Umweg in der Detailansicht öffnen.

Der 4ALLPORTAL Auslieferungsstandard legt fest, dass Sie mit der Globalen Suche Objekte aus den Modulen Dateien, Kontakte und Firmen finden können.

Geben Sie eine Suchanfrage in das Feld ein, werden Ihnen sofort Suchergebnisse unterhalb des Feldes angezeigt. Klicken Sie auf ein Ergebnis, wird das jeweilige Objekt in der Detailansicht geöffnet.

Präzisieren Sie die Suchanfrage mit weiteren Parametern.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Globale Suche.

Hinweise: Eventuell wurden auf Kundenwunsch andere oder weitere Module für die Globale Suche eingerichtet.

10. Benutzermenü

Mit dem Klick auf das "Benutzer"-Icon öffnet sich das Benutzermenü. Navigieren Sie von dort zu den Benutzereinstellungen, öffnen Sie die Hilfe bzw. dieses Benutzerhandbuch, oder beenden Sie Ihre 4ALLPORTAL-Sitzung indem Sie sich abmelden.

11. Verlauf

Mit dem Klick auf das "Uhr"-Icon wird die Seitenleiste mit dem Verlauf geöffnet und wieder geschlossen. Dort sehen Sie, welche Objekte Sie verwendet haben.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Verlauf.

12. Favoriten

Mit dem Klick auf das "Herz"-Icon wird die Seitenleiste mit Ihren persönlichen Favoriten geöffnet und wieder geschlossen. Dort sehen Sie, welche Objekte Sie favorisiert haben.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Favoriten.

13. Warenkorb

Mit dem Klick auf das "Warenkorb"-Icon navigieren Sie zum Warenkorb. Mit dem Warenkorb können Sie Dateien / Assets aus dem DAM herunterladen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Modul Warenkorb — Download und Teilen von Dateien / Assets.

14. Objektmenge

Zeigt an, wie viele Datensätze ("Objekte" genannt) eine Suchanfrage gefunden hat.

Zeigt an, wie viele Objekte ein Ordner oder Modul beinhaltet.

15. Objekte pro Seite

Wählen Sie mit Klick auf die Zahl oder "Dreieck-Icon" aus, wie viele Objekte pro Seite die Hauptansicht anzeigen soll.

16. Seiten blättern

Blättern Sie mit Klick auf das linke oder rechte "Dreieck"-Icon seitenweise durch die Hauptansicht.

17. Sortierungsoptionen

Wählen Sie mit Klick auf den Namen oder "Dreieck"-Icon aus, nach welchen Kriterien die Objekte in der Hauptansicht sortiert werden sollen.

Zur Auswahl stehen:

Eventuell wurden auf Kundenwunsch weitere oder andere Kriterien zu Auswahl eingefügt.

Bitte beachten Sie: 
Die Sortierfunktion ist im Produktstandard auf eine Anzahl von 15.000 Elementen beschränkt. Bei der Anzeige von mehr als 15.000 Elementen in einem Modul ist die Sortierung aus Perfomancegründen deaktiviert. 
Wir empfehlen in solchen Fällen, die angezeigten Objekte durch die Verwendung von Suchfiltern und / oder Ordnerauswahlen einzuschränken.

Hinweis: 

18. Sortierungsreihenfolge

Ändert mit Klick auf das "Pfeil"-Icon die Sortierungsreihenfolge der Objekte in der Hauptansicht.  

Ausgangsrichtung ist, wie hier zu sehen, die absteigende Sortierungsrichtung für Z-A, 9-0 sowie früheres bis älteres Erstellungsdatum im 4ALLPORTAL.

19. Ansicht wechseln

Wechseln Sie mit dem Klick auf das "Ansicht"-Icon zwischen Kachel- und Listenansicht und umgekehrt.

20. Zoom

Ändern Sie mit dem Klick auf das "Plus"- oder "Minus"-Icon die Größe der Kachelansicht.

Hinweis: Der Zoom wird nach dem Wechsel des Moduls oder Schließen und erneuten Anmelden der Benutzersitzung auf die standardmäßige Ausgangsgröße zurückgesetzt.

21. Auswahl aufheben

Mit dem Klick auf das "X"-Icon werden ausgewählte Objekte abgewählt. Sind keine Objekte ausgewählt, wird das X-Icon nicht angezeigt.

22. Toolbox

Die Toolbox stellt Ihnen modulabhängig Aktionen und/oder Funktionen bereit.

Sie können Objekte beispielsweise erstellen, löschen, in der Groß- oder Detailansicht öffnen, eine Sammlung hinzufügen oder eine neue Sammlung erstellen.

Hinweis: Funktionen der Toolbox sind meist kundenspezifisch für Sie eingerichtet. Welche Optionen und Funktionen Sie verwenden können, ist abhängig von Ihren Benutzerrechten. Möglicherweise kann ein anderer Benutzer Optionen ausführen, welche Sie aufgrund eingeschränkter Benutzerrechte nicht ausführen dürfen.

23. Quick-Download

Mit dem Klick auf das "Download"-Icon können Sie eine Datei sofort herunterladen. Diese Funktion besteht nur in dem Modul Dateien.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Quick-Download.

24. Auswählen

Mit dem Klick auf die Checkbox unten rechts auf jeder Kachel wählen Sie ein Objekt aus. Die Kachel "Biene.jpg" zeigt ein ausgewähltes Objekt.

Durch das Auswählen stehen Ihnen in der Toolbox weitere Optionen und Funktionen, welche Sie für das Objekt anwenden können, zur Verfügung.

25. Farb- und Sternemarkierungen mit Notizen

Mit dem Klick auf das "Farben"-Dropdown, die "Sterne"-Icons oder das "Notiz"-Icon, können Benutzer standardmäßig Dateien mit Markierungen und Notizen über ein globales Rating-Set setzen und ansehen. Das bedeutet, wenn ein Benutzer eine Markierung oder Notiz erstellt, können alle Benutzer diese sehen. 

Positionierung

Die Komponente für die Markierungen und Notizen sind verfügbar in der Haupt- und Detailansicht sowie in der Vollbildansicht vom Modul Dateien. 

Suche

Mit der Suche können Sie Dateien anhand ihrer Farb- und Sternemarkierungen und auch Notizen finden.
Aus Platzgründen wird die Suchkomponente im oben dargestellten Screenshot nicht aufgeführt.

Markierungen

• Bewertung von Dateien mit fünf Sternen
• Markierung von Dateien mit fünf Farben (Rot, Orange, Grün, Blau, Magenta)
  (Individualisierung der Farben möglich – global)

Notizen

• Texte mit 1000 Zeichen möglich

Rechtemanagement

Benutzerrechte für Markierungen und Notizen können rollenbasiert für das „Sehen, Erstellen und Editieren“, oder nur das „Sehen“ erteilt werden.

26. Toolbox einklappen

Mit dem Klick auf das "Chevron"-Icon können Sie die Toolbox einklappen und wieder ausklappen. Somit vergrößert sich der Darstellungsbereich der Ansicht.

Zudem können Sie mit den Chevron-Icon oberhalb von Metadatenfeldern eine Metadatengruppe einklappen und wieder ausklappen.

Hinweis: Die Position der Toolbox ist nach dem Schließen und Öffnen der Detailansicht immer ausgeklappt. Metadatengruppen sind nach erneuter Benutzeranmeldung immer ausgeklappt.

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