Neue Sammlung erstellen

Erstellen Sie eine neue leere Sammlung.

Öffnen Sie das Modul Sammlungen.
Mit dem Klick auf das "Erstellen"-Icon in der Toolbox können Sie die neue Sammlung vorbereiten
Geben Sie Eigenschaften der Sammlung in die Felder ein.
Laden Sie bei Bedarf Teilnehmer zu Ihrer Sammlung ein.
Weisen Sie den Teilnehmern je nach Bedarf Sammlungsrechte zu.
Mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon legen Sie die Sammlung an.
Sie werden zur Detailansicht der leeren Sammlung geführt.

1. Sammlungsname

Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Sammlung ein.Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Hinweis: Zur optimalen Lesbarkeit des Names im System empfehlen eine Zeichenlänge von ca. 40 Zeichen nicht zu überschreiten.

2. Sammlungsbeschreibung

Geben Sie einen beliebigen Beschreibungstext für die Sammlung ein.

Sie können Umbrüche im Textfeld eingeben.

Hinweis: Zur optimalen Lesbarkeit der Beschreibung im System, empfehlen wir eine Zeichenlänge von ca. 500 Zeichen (ohne Umbrüche) nicht zu überschreiten.

3. Gültigkeitszeitraum

Geben Sie ein Gültigkeitszeitraum für die Sammlung ein.

Dieses Datum hat keine Auswirkungen auf Funktionen im 4ALLPORTAL. Es dient ausschließlich zu Organisationszwecken, beispielsweise für einen Start- und Endtermin eines Projektabschnittes.

4. Upload erlauben

Aktivieren Sie den Schalter "Upload erlauben", damit Sie und die Teilnehmer der Sammlung Dateien direkt in eine Sammlung hochladen können.

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Upload und Import mit Drag&Drop (Modul Sammlungen).

5. Uploadordner auswählen

Beim Upload in eine Sammlung können Sie oder die Teilnehmer einen beliebigen Uploadordner auswählen, in dem die Dateien gespeichert werden. Das unorganisierte Hochladen von Dateien in diverse Ordner kann die Folge dabei sein.

Damit Sie den Upload in Sammlungen durch Vorgaben besser organisieren können, ist es möglich der Sammlung einen festen Uploadordner zuzuweisen. Wenn Sie oder die Teilnehmer nun Dateien hochladen, entfällt die Auswahl eines Uploadordners und die Dateien werden in den von Ihnen vorgegeben Ordner gespeichert.

6. Sammlungsrechte für Teilnehmer

Erteilen Sie den Teilnehmern bestimmte Sammlungsrechte für die gemeinsame Arbeit mit der geteilten Sammlung. Teilnehmer dürfen beispielsweise die Sammlungseigenschaften bearbeiten, Dateien der Sammlung hinzufügen etc..

Weitere Informationen finden Sie in dem Kapitel Sammlungsrechte für Teilnehmer.

7. Globales Aktionsmenü: Hinzufügen und Entfernen von Teilnehmern

Mit dem Klick auf das "Dreipunkte"-Icon öffnen Sie das "Globale Aktionsmenü". Sie können verfügbare Aktionen parallel auf mehrere Teilnehmer innerhalb der Liste anwenden.

Innerhalb vom Modul Sammlungen können Sie über das Aktionsmenü Teilnehmer zur Sammlung hinzufügen und entfernen.

Hinweis: Die hier aufgeführten Aktionen können von Ihrem eigenen 4ALLPORTAL abweichen. Gründe können eingeschränkte Benutzerrechte für Dateien und Ordner sein, wodurch Ihnen Aktionen wie das Löschen nicht gestattet ist. Andernfalls können durch kundenindividuelle Anpassungen abweichende Aktion verfügbar sein.

8. Einzelne Teilnehmer / Benutzer einladen

Mit dem Klick auf das Icon können Sie einzelne Benutzer als Teilnehmer zu Ihrer Sammlung einladen.

Nutzen Sie die Suchfelder oder scrollen Sie durch die Kontaktliste, um Benutzer für die Einladung auszuwählen.
Wählen Sie einzelne Benutzer mit der Checkbox aus
Bestätigen Sie die Auswahl mit dem "Auswahl hinzufügen" Button
Mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon in der Toolbox werden nun die ausgewählten Benutzer per E-Mail über die Teilnahme an der Sammlung informiert. Die Sammlung ist für die Teilnehmer somit Modul Sammlungen sichtbar.

Tipp: Über das Globale Aktionsmenü können Sie ebenfalls neue Teilnehmer einladen sowie Teilnehmer der Sammlung wieder entfernen.

Hinweis: Teilnehmer müssen Benutzer vom 4ALLPORTAL sein. Wenn Sie Teilnehmer einladen möchten, zeigt die Auswahlliste nur Benutzer vom System, keine Einträge aus dem Kontaktmodul.

9. Mehrere Teilnehmer / Benutzer einer Benutzerrolle einladen

Mit dem Klick auf das Icon können Sie alle Benutzer eine Benutzerrolle als Teilnehmer zu Ihrer Sammlung einladen.

Nutzen Sie die Suchfelder oder scrollen Sie durch die Liste, um Benutzerrollen für die Einladung auszuwählen.
Wählen Sie einzelne Rollen mit der Checkbox aus.
Bestätigen Sie die Auswahl mit dem "Auswahl hinzufügen" Button.
Mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon in der Toolbox werden nun alle Benutzer der Rolle per E-Mail über die Teilnahme an der Sammlung informiert. Die Sammlung ist für die Teilnehmer somit Modul Sammlungen sichtbar.

Tipp: Über das Globale Aktionsmenü können Sie ebenfalls neue Teilnehmer einladen sowie Teilnehmer der Sammlung wieder entfernen.