Dateitransfer
Sie haben zwei Möglichkeiten der Ansicht:
- Über die ausklappbare Sidebar haben Sie stets im Blick, welchen Personen Sie wann welche Dateien zur Verfügung gestellt haben und ob Ihre Up- oder Downloadvorgänge erfolgreich waren.
- Über die Hauptansicht des Moduls erhalten Sie weitere Informationen und Filtermöglichkeiten. Optional werden hier auch die Transfers anderer Nutzer des 4ALLPORTAL angezeigt. Diese Funktion ist abhängig von den Ihrer Rolle zugewiesenen Benutzerrechten.
1. Die Sidebar: Ihr persönlicher Dateitransfer
1. Sidebar öffnen und schließen
Klappen Sie die Sidebar mit einem Klick auf das Icon oben rechts neben Ihren Favoriten ein und aus.
2. Dateitransfer: Übersicht Ihrer Up- und Downloadvorgänge
In der Sidebar des Dateitransfers sehen Sie in chronologischer Reihenfolge alle Transfers, bei denen Objekte aus dem 4ALLPORTAL heruntergeladen oder in das System hochgeladen wurden.
Sie erhalten dabei Informationen über den Transfertyp, über die genaue Zeit und über den Status eines Transfers:
| aus dem 4ALLPORTAL heruntergeladen |
| als Downloadpaket geteilt |
| als eTicket geteilt |
| als PDF-Übersicht exportiert |
| in das System hochgeladen |
| Der Transfer wurde erfolgreich durchgeführt. |
| Das System bereitet die Dateien für den Transfer vor. Je nach Datenmenge und Anwendung von Downloadprofilen kann die Verarbeitung aufgrund der Dateikonvertierungen durch den Derivate Service mehrere Minuten dauern. |
| Der Transfer ist fehlgeschlagen. Der Grund kann eine defekte Datei, eine fehlerhafte Verarbeitung im Derivate Service oder eine abgebrochene Netzwerkverbindung sein. |
| Feld ausgegraut:
Möchten Sie einen Transfer wiederholen, können Sie die Objekte erneut in den Warenkorb legen und herunterladen. Es findet dann eine Neuberechnung auf aktuellem Datenstand statt. |
Die Transfers werden im Hintergrund regelmäßig geprüft, so dass Sie in der Sidebar über Ihre aktuellen Vorgänge informiert bleiben.
Transfer erneut ausführen
Sie können einen Transfer aus Ihrer Liste jederzeit erneut ausführen. Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren, erscheint das Drei-Punkte-Icon 
.
Hierüber haben Sie (je nach Transfertyp) die Möglichkeit, unterschiedliche Aktionen vorzunehmen:
| Mit einem Klick auf den Download-Pfeil können Sie die Objekte eines Downloadvorgangs aus dem 4ALLPORTAL erneut herunterladen. |
| Mit einem Klick auf den eTicket-Flieger können Sie ein eTicket erneut versenden. Es öffnet sich das eTicket-Popup, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können. Bitte achten Sie darauf, ggf. Details wie etwa den Empfänger und das Gültigkeitsdatum anzupassen. Weitere Informationen zum Thema eTickets finden Sie im Kapitel Dateien via eTicket teilen. |
| Mit einem Klick auf das Downloadpaket-Icon können Sie ein Downloadpaket erneut versenden. Es öffnet sich das Downloadpaket-Popup, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können. Bitte achten Sie darauf, ggf. Details wie etwa den Empfänger und das Gültigkeitsdatum anzupassen. |
| Mit einem Klick auf den Einkaufswagen können Sie die Objekte eines Transfers erneut in den Warenkorb legen. |
| Mit einem Klick auf das Mülltonnen-Icon können Sie einen einzelnen Eintrag löschen. |
3. Schnellzugriff
Mit einem Doppelklick auf einen Transfer in der Liste öffnen Sie die Detailansicht.
4. Liste löschen
Über das Mülltonnen-Icon 
oben rechts in der Sidebar können Sie die gesamte Liste löschen.
5. Hauptansicht öffnen und schließen
Mit einem Klick auf das Menü-Icon 
oben rechts in der Sidebar öffnen Sie die Hauptansicht des Dateitransfers.
2. Die Hauptansicht: Der globale Dateitransfer
Mit einem Klick auf das Menü-Icon oben rechts in der Sidebar oder über den Eintrag Dateitransfer 
im Megamenü öffnen Sie die Hauptansicht des Dateitransfers.
Auch hier sehen Sie eine sich regelmäßig aktualisierende Liste mit den Up- und Downloadvorgängen im 4ALLPORTAL. Im Unterschied zur Sidebar sehen Sie im Hauptmenü alle für einen Transfer verfügbaren Informationen und haben die Möglichkeit, Ihre Transfers zu filtern.
Je nach zugewiesenen Rechten für Ihre Benutzerrolle können Sie hier außerdem alle Vorgänge sehen, die Sie und andere Benutzer des 4ALLPORTALS vorgenommen haben.
1. Listenansicht
Die Listenansicht gibt Ihnen für jeden Transfer ausführliche Informationen:
- Status des Transfers
- Transferdatum
- Transfertyp
- Ersteller des Transfers
- Betreff (eTicket, Downloadpaket)
- Gültigkeitsdatum (eTicket, Downloadpaket)
- Empfänger (eTicket, Downloadpaket)
Wurde für ein eTicket oder ein Downloadpaket kein Betreff angegeben, entfällt der entsprechende Eintrag in der Liste.
2. Toolbox: Weitere Aktionen vornehmen
Über die Checkboxen können Sie einen Transfer auswählen. In der Toolbox erscheinen dann (je nach Transfertyp) weitere Aktionsmöglichkeiten:
| Mit einem Klick auf das Auge-Icon können Sie einen Transfer in der Detailansicht öffnen. |
| Mit einem Klick auf das Mülltonnen-Icon können Sie einen einzelnen Eintrag löschen. |
| Mit einem Klick auf den Einkaufswagen können Sie die Objekte eines Transfers erneut in den Warenkorb legen. |
| Mit einem Klick auf den Download-Pfeil können Sie die Objekte eines Downloadvorgangs aus dem 4ALLPORTAL erneut herunterladen. |
| Mit einem Klick auf den eTicket-Flieger können Sie ein eTicket erneut versenden. Es öffnet sich das eTicket-Popup, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können. Bitte achten Sie darauf, ggf. Details wie etwa den Empfänger und das Gültigkeitsdatum anzupassen. Weitere Informationen zum Thema eTickets finden Sie im Kapitel Dateien via eTicket teilen. |
| Mit einem Klick auf das Downloadpaket-Icon können Sie ein Downloadpaket erneut versenden. Es öffnet sich das Downloadpaket-Popup, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können. Bitte achten Sie darauf, ggf. Details wie etwa den Empfänger und das Gültigkeitsdatum anzupassen. |
Benutzerübergreifende Übersicht: Anwendungsbeispiele
Die globale Übersicht über alle im System vorgenommenen Up- und Downloads kann Ihre Arbeit sehr erleichtern:
Beispiel 1:
Ein Kollege hat einer externen Agentur ein Downloadpaket mit Bildmaterial zusammengestellt. Da Sie die gleichen Inhalte ebenfalls für einen Ihrer Kontakte nutzen möchten, können Sie mit der Auswahl "Downloadpaket erneut versenden" das Popup öffnen, die Details anpassen und es erneut verschicken. Wenn Sie die Inhalte des Paketes ergänzen möchten, wählen Sie "Erneut in den Warenkorb legen" oder wählen einzelne Objekte in der Detailansicht des Downloadpakets aus.
Beispiel 2:
Ein Kollege hat ein eTicket an einen Fotografen geschickt, der den Link in der gegebenen Zeit nicht geöffnet hat. Das Ticket ist abgelaufen und Ihr Kollege im Urlaub. Anstatt nun alle Inhalte erneut zusammenstellen zu müssen, können Sie das eTicket über die Filterfunktion suchen und dem Fotografen erneut zur Verfügung stellen.
Eingeschränkte Benutzerrechte
Die globale Übersicht ist abhängig von den zugewiesenen Benutzerrechten. Über individuelle Einstellungen kann diese Funktion für Ihre Rolle deaktiviert sein.
Auch Funktionen der Toolbox sind meist kundenspezifisch für Sie eingerichtet. Welche Optionen und Funktionen Sie verwenden können, ist abhängig von Ihren Benutzerrechten. Möglicherweise kann ein anderer Benutzer Optionen ausführen, welche Sie aufgrund eingeschränkter Benutzerrechte nicht ausführen dürfen.
3. Transfers durchsuchen und filtern
Sie haben über das Hauptmenü die Möglichkeit, Filter anzuwenden und die Liste gezielt nach Transfers zu durchsuchen. Sie können ...
- nach einem oder mehreren bestimmten Transfertypen filtern
- alle Vorgänge anzeigen, die nach einem bestimmten Datum erstellt wurden
- alle Vorgänge anzeigen, die vor einem bestimmten Datum erstellt wurden
- nach einem bestimmten Status filtern
- nach dem Ersteller eines Transfers filtern
Diese Suchparameter können Sie auch miteinander kombinieren.
Über die Funktion "Gespeicherte Filter" haben Sie außerdem die Möglichkeit, häufig genutzte Suchanfragen zu speichern. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Gespeicherte Filter.
Beispiel: Alle Transfers, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden, werden angezeigt.
Hinweis:
Falls Sie kein Suchergebnis für eine Anfrage angezeigt bekommen, stellen Sie sicher, dass keine unerwünschten Suchparameter aktiv sind. Setzen Sie sie Suchfelder ggf. über den "Zurücksetzen"-Button zurück und suchen erneut.
4. Die Detailansicht
Über das Auge-Icon 
(in der Hauptansicht) oder einen Doppelklick (in der Sidebar) gelangen Sie in die Detailansicht eines Up- oder Downloadvorgangs. Sie ist vergleichbar mit der Detailansicht in einer Sammlung. Sie finden hier folgende Informationen und Aktionsmöglichkeiten:
- Links finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Paketinformationen: Den Transfertyp, (z.B. eTicket), das Transferdatum, den Status, den Ersteller des Transfers sowie bei eTickets und Downloadpaketen Betreff, Gültigkeitsdatum (wenn vorhanden) und Empfänger.
- Rechts finden Sie die Toolbox, die Ihnen je nach Transfertyp unterschiedliche weitere Aktionen vorschlägt.
- Mittig haben Sie eine Übersicht über die Inhalte des ausgewählten Up- oder Downloadvorgangs, z.B. die per eTicket geteilten Bilder. Sie können per Doppelklick weiter in die Detailansicht einzelner Objekte wechseln. Weitere Informationen und Möglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel Detailansicht — Dateien / Assets verwalten.
Wurde mein Downloadlink verwendet?
Wenn Sie prüfen möchten, ob ein eTicket oder Downloadlink abgerufen wurde, öffnen Sie zunächst den entsprechenden Transfer und dann eines der enthaltenen Objekte in der Detailansicht. Dort sehen Sie über den Reiter "Verwendungshistorie" alle Arten der Verwendung, einschließlich der Downloads und durch wen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Verwendungshistorie.
Produktstandard
Das Feature "Dateitransfer" ist Bestandteil des Produktstandards der 4App "DAM".
Auslieferungszustand: Für alle Module aktiviert
Vor dem Upgrade
Die Darstellung der vorgenommenen Up- und Downloadvorgänge ist erst ab dem Upgrade des DAM möglich. Rückwirkend können die bereits erfolgten Vorgänge nicht (oder nur teilweise) in die Sidebar oder Hauptansicht aufgenommen werden.
Um eine unvollständige Ansicht zu vermeiden, empfehlen wir, die Module Filetransfer und Filetransfer Objekte vor dem Upgrade zu bereinigen.
Achten Sie bei der Bereinigung bitte darauf, keine aktiven eTickets und Downloadpakete zu löschen!
Rollenkonfiguration und Feature Permissions
Mit dem Auslieferungszustand ist der Dateitransfer (Sidebar und Hauptmenü) für alle Benutzerrollen und Module aktiviert.
Sollen bestimmte Nutzer oder Rollen das Hauptmenü (mit den Vorgängen aller Nutzer) nicht einsehen dürfen, können Sie dies in den rollenbasierten Moduleinstellungen/Feature Permissions des Moduls „Dateitransfer“ anpassen. Dort können Sie das Hauptmenü entweder ganz deaktivieren oder nur die Einträge bestimmter Benutzer / Rollen anzeigen lassen.
Das Modul hat Feature Permissions, in denen Sie im Detail die Möglichkeiten des Moduls an- oder abwählen sowie das Verhalten des Systems nach einem Up- oder Download bestimmen können (z.B. "Warenkorb bereinigen").
Hinweis:
Falls Sie für bestimmte Nutzer oder Rollen das gesamte Modul Dateitransfer deaktiviert haben, können diese auch den Visualisierten Dateitransfer nicht nutzen.
Individualisierung
- Anpassung der Listenansicht in der Hauptansicht
- Anpassung der Filter und Suchfelder in der Hauptansicht
Lizenzmodell
FEATURE ODER APP IST IN DER BASISLIZENZ ENTHALTEN