Versenden Sie Dateien aus dem Warenkorb heraus an Ihre externen Partner und Kollegen, welche nicht als Benutzer im 4ALLPORTAL registriert sind. Sie können mit dem Editor eine Nachricht schreiben und diese per E-Mail an die Personen senden. Die E-Mail beinhaltet einen Link, mit dem der Empfänger die Dateien als Downloadpaket heruntergeladen kann. Durch die Wahl von Downloadprofilen können Sie die Dateien in den gewünschten Formaten teilen.


Hinweis: Beim Versenden wird eine Momentaufnahme der Dateien erstellt und als Downloadpaket (ZIP-Datei) verpackt. Der Datenstand in dem Paket entspricht dem Zeitpunkt des Versenden. Soll der Empfänger Aktualisierungen der geteilten Dateien erhalten, können Sie ihm alternativ ein eTicket mit Live-Updates zusenden. 


  1. Wählen Sie Dateien im Modul Dateien in der Hauptansicht, Detailansicht oder in der Detailansicht einer erstellten Sammlung aus.


  2. Mit dem Klick auf das "Dem Warenkorb hinzufügen"-Icon in der Toolbox legen Sie Dateien in den Warenkorb.



  3. Mit dem Klick auf das "Warenkorb"-Icon öffnen Sie den Warenkorb.

  4. Den Dateien hat das System bereits automatisch ein Downloadprofil zugewiesen. Dieses Profil ist, solange nicht eine kundenindividuelles Profil eingestellt ist, das Reserveprofil "Original". Das Profil lädt Dateien unverändert herunter.

  5. Treffen Sie je nach Belieben eine Auswahl an Downloadprofilen, damit die Dateien für das Downloadpaket in das gewünschte Format konvertieren werden.
    Punkt 4., Punkt 8 und Punkt 9. im Kapitel Download - Ausgewählte Dateien per Warenkorb herunterladen erklärt Ihnen Möglichkeiten zur Auswahl.

  6. Treffen Sie eine Auswahl beliebiger Dateien die Sie als Downloadpaket versenden möchten.

  7. Mit dem Klick auf das "Auswahl via Downloadpaket teilen"-Icon starten Sie den Editor mit dem Sie eine Nachricht an den Empfänger verfassen können.



  8. Alternativ können Sie auch den gesamten Warenkorbinhalt statt einer Dateiauswahl versenden. Heben Sie sämtliche Auswahlen auf und klicken Sie auf das "Via Downloadpaket teilen"-Icon um den Editor zu starten.




  9. Pflichtfeld: Geben Sie in das "Empfänger" Feld eine oder mehrere E-Mail Adressen oder Kontaktnamen aus dem Modul Kontakte ein.
    Hinweis: Die Eingabe von Kontaktnamen ohne gültige E-Mail Adresse ist möglich. Beim Absenden des Downloadpakets erfolgt deshalb eine Prüfung und Benachrichtigung auf eine gültige E-Mail Adresse am Kontakt. Einträge aus dem Modul "Benutzer" können nicht als Empfänger eingegeben werden.

  10. Pflichtfeld: Geben Sie in das "Gültig bis" Feld ein Ablaufdatum das Downloadpaket ein. 
    Hinweis: Ab diesem Datum (0 Uhr) verfällt das Downloadpaket. Der Empfänger kann die Dateien nicht mehr herunterladen. Der Downloadlink kann über das Modul Dateitransfer erneut verschickt werden. 

  11. Weitere Felder beinhalten bereits Standardeinstellungen, die Sie optional verändern können.

  12. In dem Feld "ZIP-Downloadname" können Sie optional einen beliebigen Dateinamen für das Downloadpaket eingeben.

  13. Editieren Sie je nach Belieben mit dem Texteditor die Nachricht oder wählen Sie weitere Templatevarianten oder Textbausteine aus.

  14. Mit dem Klick auf den "Downloadpaket versenden"-Button versenden Sie das Downloadpaket.


Hinweis: Limit beim Versenden hoher Datenmengen. Wir empfehlen das Aufteilen der hohen Mengen in kleinere Downloadpakete von ca. 150 Dateien oder ca. 1,5 GB Datenvolumen. Das Datenvolumen entspricht ca. 150 Dateien bei durchschnittlich 8-12 MB pro Datei.


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1. Eingabefelder und Einstellungen

Über die Eingabefelder können Sie das Downloadpaket für den Versand individualisieren und Einstellungen festlegen.


Pflichtfeld: Empfänger

Geben Sie einen oder mehrere Empfänger als E-Mail Adresse oder Kontaktname aus der Kontaktdatenbank an. Bei der Eingabe einer für das System neuen E-Mail Adresse, wird automatisch im Modul Kontakte ein neuer Eintrag erstellt.
Hinweis: Die Eingabe von Kontaktnamen ohne gültige E-Mail Adresse ist möglich. Beim Absenden des Downloadpakets erfolgt deshalb eine Prüfung und Benachrichtigung auf eine gültige E-Mail Adresse am Kontakt. Einträge aus dem Modul "Benutzer" können nicht als Empfänger eingegeben werden.


Betreff

Geben Sie einen Betreff an. Dieser wird dem Empfänger als E-Mail Betreff angezeigt.


Pflichtfeld: Gültigkeit

Wählen Sie eine Dauer für die Gültigkeit des Downloadpaketes. Nach Ablauf der Gültigkeit kann der Empfänger die Dateien nicht mehr herunterladen.
Hinweis: Ab diesem Datum (0 Uhr) verfällt das Downloadpaket. Der Empfänger kann die Dateien nicht mehr herunterladen. Der Downloadlink kann über das Modul Dateitransfer erneut verschickt werden. 


Sprache

Wählen Sie eine Sprache für das Downloadpaket. Je nachdem mit welcher Systemsprache Sie das 4ALLPORTAL nutzen, können Sie eine abweichende Sprache auswählen. Standardsprachen sind Deutsch und Englisch. Je nach kundenindividueller Sprachpakete können andere Sprachen verfügbar sein.


ZIP-Downloadname

Mit der Eingabe eines Namens in das "ZIP-Downloadname" Feld können Sie den Dateinamen für die ZIP-Datei beim Download beliebig ändern. Als Systemstandard wird der Dateiname "4APDownload.zip" verwenden. Das System merkt sich den Namen für alle weiteren Downloads. Entfernen Sie den Namen aus dem Feld, wird ein rollenbasierter Dateiname oder der Systemstandard verwendet.


Hinweis: Der Download als ZIP-Datei erfolgt erst ab einer Downloadmenge von zwei Dateien. Der Standardname kann gegebenfalls kundenindividuell für Sie eingerichtet sein und weicht von diesem Beispiel ab.


Kopie an den Absender

Wählen Sie aus, ob Sie als Benutzer eine Kopie des Downloadpaketes per E-Mail erhalten möchten.


2. Editorfunktionen

Mit den Editorfunktionen können Sie den Inhalt vom Downloadpaket wie bei einem E-Mail Programm bearbeiten. Dafür stehen Ihnen Schriftarten und -größen, Formatierungen und ein Farbwähler zur Verfügung.


3. Templatevorlagen

Mit dem Klick auf das "Template"-Icon können Sie verfügbare Templatevorlagen auswählen.


4. + 6. Textbausteine

Mit dem Klick auf das "Textbausteine"-Icon können sie verfügbare Textbausteine auswählen, die automatisch durch das System beim Versenden des Downloadpaketes mit dem entsprechenden Inhalt gefüllt werden.


  1. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Textposition im Texteditor. Beispielsweise an das Ende des zweiten Absatzes.

  2. Wählen Sie einen Textbaustein aus. Beispielsweise "Dateigröße in MB".

  3. Der Textbaustein wird als "Platzhalter" eingefügt. Sie können den Platzhalter wie normalen Text formatieren oder entfernen.



  4. Beim Versenden füllt das System den Platzhalter automatisch aus. Der Empfänger sieht so beispielsweise die Datenmenge in Megabyte, die für den Download anfallen.


Hinweis: Abweichende Textbausteine wurden gegebenfalls kundenindividuell für Sie eingerichtet.


5. Texteditor

Mit dem Texteditor können Sie die Downloadpaket Nachricht innerhalb der editierbaren Bereiche bearbeiten. Die Darstellung im Texteditor entspricht in der Regel der Darstellung der E-Mail für den Empfänger.


Mit dem Klick auf einen editierbaren Bereich können Sie den Inhalt wie in diesem Beispiel bearbeiten: