Mit dem PowerPoint Plugin - Version 1.1 können Sie direkt auf Bilder und Videos aus dem 4ALLPORTAL zugreifen und diese auf eine PowerPoint Folie oder einen Platzhalter auf der Folie importieren. Öffnen Sie PowerPoint Dateien als Vorlage aus dem DAM und behalten Sie die Kontrolle über verwendete und verlinkte Dateien aus dem DAM mit PowerPoint. 


Beispiel: PowerPoint Plugin unter Office 2019



Inhaltsverzeichnis


Zusammenfassung der Funktionen


Schnelles Suchen und Finden von Bildern, Videos und PowerPoint Dateien aus dem 4ALLPORTAL - DAM

Das 4ALLPORTAL - PowerPoint Plugin ist Ihr perfektes Tool, wenn Sie schnell und unkompliziert eine Präsentation mit Dateien aus Ihrem 4ALLPORTAL - Digital Asset Management (DAM) in PowerPoint erstellen möchten. Aufwendiges Herunterladen und Sammeln von Dateien auf Ihrem Rechner entfällt. Sie können Bilder und Videos direkt auf eine PowerPoint Folie oder in einen Platzhalter auf der Folie importieren.


Einfügen von Bildern und Videos in Ihre Präsentation

"Sie können dieses Bild nicht einfügen, PowerPoint unterstützt dieses Format nicht....", das wird Ihnen so schnell nicht passieren. Das Formate-Chaos beim Einfügen von Dateien wird durch standardisierte Importprofile verhindert. Bilder werden immer als JPEG und Videos immer als MP4 auf Ihrer Folie eingefügt, auch wenn Sie im DAM nach einem PNG Bild oder WMV-Video suchen. Sie sind nicht darauf beschränkt die gängigsten Bild- und Videoformate zu verwenden.


Öffnen von PowerPoint Dateien als Präsentationsvorlage

Hinterlegen Sie eigene Präsentationsvorlagen im 4ALLPORTAL - DAM. Anwender können diese über das Plugin einfach als Vorlage in PowerPoint öffnen. Damit sparen Sie Zeit und unterstützen zudem das einheitliche Erscheinungsbild Ihrer Präsentationen, wenn Sie Vorlagen mit Logos und Bildplatzhalter für alle Anwender im DAM organisieren und aktualisieren.


Aktualisierungen für veränderte oder gelöschte Bilder und Videos

Führen Sie automatisiert Aktualisierungen durch. Präsentationen sind somit schnell Up-to-Date, wenn ein Bild oder Logo als neuere Version im 4ALLPORTAL - DAM verfügbar ist.


Kontrolle mit der Verwendungshistorie

Behalten Sie die Kontrolle über die Verwendung von Dateien in Präsentationen. Die Verwendungshistorie im 4ALLPORTAL - DAM zeigt Ihnen, wann Benutzer Dateien in PowerPoint eingefügt haben. 


Verknüpfte Dateien in PowerPoint und mit PowerPoint

Das Menü "Verknüpfte Dateien" in der Detailansicht zeigt auf, welche Dateien aus dem DAM in einer PowerPoint Präsentation verwendet werden, sowie in welchen PowerPoint Präsentationen eine Datei aus dem DAM verwendet wird. 


Bild- und Videoformate / Importqualität

Das Plugin kann ausschließlich Bilder und Videos in PowerPoint importieren. 


Bildformate*:

JPEG
PNG
BMP


Bildqualität**

Die Qualität der importierten Bilder zur weiteren Bearbeitung in PowerPoint hängt von zwei Faktoren ab. Der Übergabe von Bilddaten seitens 4ALLPORTAL an PowerPoint und der eingestellten Standardauflösung für das Einfügen von Bilder in Office bzw. in PowerPoint.

Seitens 4ALLPORTAL werden unabhängig vom ursprünglichen Format, Auflösung, Größe und Farbraum, Bilder als JPEG in der Größe von 1024 Pixel @72ppi (maximale Höhe oder Breite) und dem Farbraum RGB (Profillos), an PowerPoint für den Import übergeben. Aufgrund des Importformates JPEG, werden transparenter Bildhintergrund durch die Hintergrundfarbe weiß ersetzt.

Möchten Sie diese Vorgabe individuell anpassen, so wenden Sie sich bitte mit Ihrer Anfrage an Ihren 4ALLPORTAL - Projektleiter.


Die Standardauflösung von Office und somit auch PowerPoint für das Einfügen bzw. Importieren von Bildern ist 220 ppi. Office bietet die Möglichkeiten dass Benutzer diese Auflösung eigenständig erhöhen oder verringern können. Somit ist die Qualität der importierten Bilder aus dem 4ALLPORTAL auch abhängig von der eingestellten Standardauflösung durch den einzelnen Benutzer.

Sie können die Standardauflösung einstellen unter den PowerPoint-Optionen → Erweitert → Bildgröße und -qualität. Weitere Informationen finden Sie auf dem Office Online-Support zu dem Thema "Ändern der Standardauflösung für das Einfügen von Bildern in Office".


Aus dem 4ALLPORTAL importierte Bilder werden in die PowerPoint Datei eingebettet.  


Hinweis zu Produktweiterentwicklung

Wie oben beschrieben, ist es aufgrund des Formates JPEG aktuell nicht möglich, den transparenten Hintergrund (z.B. PNGs) beim Import in PowerPoint zu erhalten. Deshalb kann aktuell nur über eine Individualisierung durch ein zusätzliches Downloadprofil für Mimetypes mit transparentem Hintergrund, dies umgesetzt werden.


Zukünftig wird für alle Vorschauderivate im 4ALLPORTAL die Umstellung von JPEG auf PNG erfolgen, damit generell Transparenz in Vorschauen dargestellt werden kann. Damit wird auch das standardmäßige JPEG Format vom PowerPoint Plugin auf PNG umgestellt. 



Videoformate*:

WMV
MP4
MPG


Videoqualität**

Die Qualität der importierten Vidoes zur weiteren Bearbeitung in PowerPoint wird durch das 4ALLPORTAL bestimmt. Unabhängig vom ursprünglichen Format, Auflösung und Größe, werden Videos als MP4 mit 720p (maximale Höhe), an PowerPoint für den Import übergeben.


Aus dem 4ALLPORTAL importierte Bilder werden in die PowerPoint Datei eingebettet.


*Entspricht den 4ALLPORTAL - PowerPoint Plugin Standard-Formaten. Abweichungen aufgrund kundenindividueller Anforderungen möglich.
**Entspricht den 4ALLPORTAL - PowerPoint Plugin Standard-Importprofilen. Abweichungen aufgrund kundenindividueller Anforderungen möglich.


PowerPoint Dateien / Präsentationsvorlagen

Mit dem Plugin können Sie PowerPoint Dateien (.ppt | .pptx | .pptm | .potx | .potm) öffnen und diese als Präsentationsvorlage verwenden.


Die aus dem DAM geöffnete PowerPoint Datei wird dabei als neues Präsentations-Dokument geöffnet. Der Dateiname aus der Vorlage wird nicht übernommen. Speichern Sie bitte nach dem Öffnen die neue Präsentation auf Ihrem Rechner ab. Sie können die auf dem Rechner gespeicherte PowerPoint Datei anschließend mit den Upload- und Importfunktionen  in das DAM importieren.


Abgrenzung

Das Überschreiben sowie Speichern von PowerPoint Dateien im DAM ist mit dem Plugin nicht möglich. 

Sprachunterstützung

Das Plugin beinhaltet die Sprachpakete Deutsch (de_DE) und Englisch (en_US). Die manuelle Sprachauswahl ist nicht vorhanden und nicht erforderlich.


Die Sprachauswahl für die PowerPoint Plugin Benutzeroberfläche (Suchfelder, Buttons etc.) richtet sich automatisch analog nach der im 4ALLPORTAL eingestellten Benutzersprache.

Die Sprachauswahl für das PowerPoint Plugin Benutzermenü (Verbinden mit dem 4ALLPORTAL), richtet sich automatisch analog nach der im Windows eingestellten Systemsprache.



Produktstandard

Dieses Feature ist eine Erweiterung (App) für das 4ALLPORTAL. 


Komponenten


4ALLPORTAL

Das PowerPoint Plugin besteht aus drei Komponenten.  Zur Implementierung der App in das 4ALLPORTAL werden die Apps (Komponenten) "Objekt Picker" und "PowerPoint Plugin" benötigt, welche die notwendigen Backend-Komponenten und GUI bereitstellen.


RepositoryApp Name
4allportal-object_selectionObjekt Picker

4allportal-object_selection_ppt

PowerPoint Plugin

Apps ggf. bereits über https://4allportal.net/marketplace verfügbar.


Microsoft PowerPoint

Für Microsoft PowerPoint wird das  Add-In "4ALLPORTAL Digital Asset Management Powerpoint Add-In" benötigt. Das Add-In ist ein WebControl auf Basis von Chromium, entwickelt von Made in Office, welches die Komponenten Objekt Picker und PowerPointPlugin in einem 800 x 600 Pixel großen Frame aufruft. Das Add-in ist damit neben PowerPoint keine eigenständige Applikation, sondern in die Strukturen von PowerPoint integriert. Das Add-in bezieht die Netzwerkverbindung über PowerPoint. Wird seitens Administration die Netzwerkverbindung für Microsoft Office in das LAN oder WAN unterbunden, ist die Verbindung zum 4ALLPORTAL nicht möglich.  


Installationsdateien Add-in:

  • 4AllPortalMediaDatabase.Setup.msi
  • setup.exe

    Ort: Download über 4ALLPORTAL Frontend: Menü "Profil" → Im Bereich "Downloads" 

Login Methoden

  • Standard Login (Manuell)
  • Active Directory (AD)


Systemvoraussetzungen


Kompatibilität mit Office Versionen


Installation

  • Installation der 4Apps "Objekt Picker" und "PowerPoint Plugin" aus den oben genannten Repositories auf dem 4ALLPORTAL Backend
    (weitere Konfigurationen für den Betrieb laut Produktstandard nicht erforderlich)

    Hinweis: Es besteht eine Dependency - bei der Installation der 4App PowerPoint Plugin, wird der Objekt Picker automatisch installiert. 
     
  • Installation des Add-Ins "4ALLPORTAL Digital Asset Management Powerpoint Add-In" auf den Client-Rechnern auf Kundenseite durch den Benutzer selbst oder Administrator


Standard Formate


Standard Suchtemplate

  • Dateiname
    - SingleLine
    - Comparator = IN
    - Operator = AND
    - Type = CEVarchar (255) (Feld: name_filtered.xml)
    - TypeAhead = Ja (Index: name_filtered.4apindex)
    - Filter Eingrenzung Mimetypes = image/jpeg, image/png, image/bmp, video/x-ms-wmv, video/mp4, video/mpeg, application/pptx, application/vnd.ms-powerpoint

  • Dateityp
    - Checkbox
    - Comparator = IN
     - Operator = AND
    -      Type = CEVarchar (255) (Feld: name_filtered.xml)
    - ValueOptions =      image/jpeg, image/png, image/bmp, video/x-ms-wmv, video/mp4, video/mpeg, application/pptx, application/ vnd.ms -powerpoint (ValueOption: object_selection_ppt_mimetype.xml)


Standard Layout

  • Einfache Kachelansicht mit Feld "Dateiname" (Default) + Listenansicht mit Felder Dateiname, Erstellt am, Geändert am, Pfad, Dateityp, Medientyp 
  • Navigationskomponente (Objektmenge, Objekte pro Seite (25, 50, 100 = Default), Sortierung (Erstellt am, Geändert am, Dateiname), Sortierungsreihenfolge, Zoom)
  • Suche und Filter Komponente mit Suchfelder = siehe oben


Verknüpfte Dateien


Metadaten in PowerPoint Dateien

  • Dateiname <file>
  • 4ALLPORTAL ID <id>
  • Object Image Services Typ <usage>
  • Medientyp <typ>
  • Änderungsdatum der Datei = file_mod_time <lastmodified>


<file>change test.jpg</file>
<id>f296e25f-5276-4622-8cfa-3db13f04a569</id>
<usage>large</usage>
<typ>image</typ>
<lastmodified>2019-08-08T16:06:59+02:00</lastmodified>
XML




Individualisierung

Individualisierungsmöglichkeiten bestehen für:

  • Individuelle Add-in Labels → siehe Kapitel "Personalisierte Programmlabels"
  • Mapping von individuellen Downloadprofilen
  • Individuelle Suchrender
  • Individuelle Dateiformate


Abgrenzung

Die Individualisierung von Standard-Icons ist ausgeschlossen. Icons sind nicht konfiguriertbar. Betriefft das PowerPoint Icon in Headern sowie das 4ALLPORTAL Logo (mit Label: Medien) und Benutzer Icon (mit Label: Benutze) in der Multifunktionsleiste „ EINFÜGEN “ von PowerPoint.

Mapping von individuellen Downloadprofilen

Wie unter "Bild- und Videoformate" und "Standard Formate" bereits beschrieben, liefert das 4ALLPORTAL über den Object Image Service Dateien vom Typ Image und Video in einem standardisierten Format und Downloadprofil (large + av_large) aus.

Standardqualität für alle Bild- und Videotypen ändern:

Per Konfiguration von individuellen Downloadprofilen, kann jeweils ein Profil für Image und/oder Vidoes auf die Types "large" und "av_large" gemappt werden. Dies ist erforderlich, wenn Kunden eine vom Standard abweichende Qualität benötigen. Dabei ist zu beachten, dass der Kunden auf jedem Client-Rechner ggf. die "Standardauflösung für das Einfügen von Bilder in Office" anpassen muss.   

Standardqualität selektiv für Bild- und Videotypen ändern:

Das Mapping von individuellen Downloadprofilen ist auch für bestimmte Bild- oder Videotypen möglich. Beispielsweise soll ein JPEG mit höherer Auflösung als die standardmäßigen 1024 px @ 72ppi übergeben werden, kann dies mit einem separaten Downloadprofil und dem Mapping auf den Dateityp image/jpeg umgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Kunden auf jedem Client-Rechner ggf. die "Standardauflösung für das Einfügen von Bilder in Office" anpassen muss.   

Individuelle Suchrender

Die standardmäßigen Suchrender können durch alle verfügbaren 4AP ObjectRenderer-Typen individualisiert werden. Aufgrund der verhältnismäßig kleinen Größe des WebControls von 800 x 600 Pixel, empfiehlt es sich aus Sicht der Usability, keine 1:1 Abbildung von aufwendigen Suchtemplates, -gruppen und -felder 1:1 aus dem Dateien-Modul zu übernehmen. Eine übergreifenden Suche welche auf mehrere Felder schaut ist eine Alternative.


Die Synchronisation der im Modul Dateien konfigurierten Suchrenderer mit den Suchrenderern vom PowerPoint Plugin ist im Produktstandard nicht möglich.  

Individuelle Dateiformate

Die unter "Bild- und Videoformate" aufgeführten Dateiformate wurden mit dem Hintergrund im Standard definiert, da sie aufgrund ihrer Eigenschaften (Webbasiert, RGB-Farbraum) die besten Voraussetzungen zur Konvertierung in das für PowerPoint sinnvolle Importformat JPEG geeignet sind.

Auf Bedarf sind weitere Dateitypen wie TIFF, PSD, EPS etc. konfigurierbar. Da von diesen Typen bereits ein standardmäßiges Derivat "large" im 4AP vorhanden ist, ist nur das Anpassen des Dateityp-Filters für die Suche in PowerPoint erforderlich.

In Kombination mit individuellen Suchrenderer ist es möglich, diverse Dateitypen in separaten Downloadprofilen für den Import auszugeben. Beispielsweise PNG, PSDs oder EPS mit Transparenzen als Importformat PNG.

Formatkonvertierungen beachten

Reine Vorsichtsmaßnahme zur Kommunikation an den Kunden.

Die Konvertierung von unter anderem PSD, TIFF oder EPS Dateien durch das 4ALLPORTAL (Image Magick), kann beim Import in PowerPoint visuelle Abweichungen zur Originaldatei aufzuweisen. Beispielsweise werden diese Formate oftmals im CMYK Druckfarbraum statt RGB erstellt, wodurch eine Farbveränderung möglich ist. Photoshop PSD Formate können aufwendige Filter-, Bildebenen und -masken beinhalten, welche ggf. 1:1 konvertiert werden können.

Die Auswahl von Downloadprofilen über das PowerPoint Frontend, ist beim importieren von Medien im Produktstandard nicht möglich. 



Lizenzmodell


FEATURE ODER APP IST AUFPREISPFLICHTIG

FEATURE ODER APP ENTHÄLT KOSTEN FÜR DIE INITIALE KONFIGURATION