Die zentrale Verwaltung und Übersicht der 4ALLPORTAL-Benutzern ist mit dem Modul "Benutzer" möglich. Da dieses Modul auch personenbezogene Daten der Benutzer beinhaltet, kann es unerwünscht sein, wenn Benutzer diese einsehen können. 

Vereinzelt ist es trotzdem notwendig, dass Benutzerdaten im System verfügbar sind, beispielsweise um die gemeinsame Arbeit im Team zu erleichtern. In diesem Fall ist es mit der Funktion "Benutzer als Kontakt anlegen" möglich, einzelne Benutzer mit als Kontakteintrag im Modul "Kontakte" anzulegen.

Kontakt vs. Benutzer-Kontakt

Ein als Kontakt angelegter Benutzer ist im Kontakt-Modul nicht editierbar. Dies kann nur über das Benutzer-Modul mit entsprechenden Zugriffsrechten erfolgen. Ob es sich in der Übersicht aller Kontakte um einen Kontakt, beispielsweise den eines externen Mitarbeiters, oder um die Kontaktdaten eines Benutzers des 4ALLPORTAL handelt, kann daran erkannt werden, ob ein Eintrag bearbeitet werden kann. Kontakte (Externer) können bearbeitet werden, die Kontaktdaten von Benutzern nicht.



Inhalt



Benutzer als Kontakt anlegen

Sie benötigen Adminstrationsrechte für die "Allgemeine Systemkonfiguration" oder die entsprechenden Rollenberechtigung für das Modul Benutzer (Ansehen, Bearbeiten, Löschen, Erstellen).


Neuer Benutzer

Mit der Anlage neue Benutzer können Sie die Funktion "Benutzer als Kontakt anlegen" sofort aktivieren.


  1. Öffnen Sie das Admin Snapin "Benutzer" in der "Allgemeinen Systemkonfiguration / Benutzereinstellungen".

  2. Mit dem Klick auf das "Benutzer erstellen"-Icon können Sie die Anlage neuer Benutzer aufrufen.

  3. Füllen Sie alle mit einem "*" versehenen Pflichtfelder aus.

  4. Mit dem Klick auf den "Benutzer als Kontakt anlegen"-Schalter wird mit dem Erstellen des Benutzers dieser auch als Kontakt angelegt.
    Standardmäßig ist dieser Schalter immer inaktiv.

  5. Mit dem Klick auf den "Erstellen"-Button wird der Benutzer im System angelegt.




Bestehender Benutzer

Sie können die Funktion "Benutzer als Kontakt anlegen" auch auf bestehende Benutzer anwenden.


  1. Öffnen Sie das Admin Snapin "Benutzer" in der "Allgemeinen Systemkonfiguration / Benutzereinstellungen".

  2. Öffnen Sie einen gewünschten Benutzer mit einem Doppelklick in der Detailansicht.

  3. Mit dem Klick auf den "Benutzer als Kontakt anlegen"-Schalter aktivieren Sie die Funktion.

  4. Mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon wird die Einstellung übernommen und der Benutzer als Kontakt angelegt.



Synchronisationstool

Die Übertragung der Daten vom Benutzer- in das Kontakt-Modul erfolgt mit einem Synchronisationstool, welches mit der 4App „Essentials“ im System implementiert wird. Die Synchronisation verläuft linear vom Modul Benutzer zum Modul Kontakte.


Löschung: Ein als Kontakt angelegter Benutzer ist im Modul Kontakte löschbar. Die Löschung hat keine Auswirkung auf den angelegten Benutzer in der Benutzerverwaltung. 


Aktualisierung: Das Anstoßen der Synchronisation für einen Benutzer nach Kontakte wird mit dem erneuten Setzen des Feldes „Benutzer als Kontakt anlegen“ oder das Ändern von Werten in Feldern durchgeführt.



Mapping - Übertragung der Benutzerdaten

Die Übertragung der Benutzerdaten (Metadaten) an das Kontakt-Modul sind mit einem Feldmapping konfigurierbar. Somit ist es möglich, nur bestimmte Metadaten zu übertragen anstatt alle Benutzerdaten offen zu legen.

Standardmäßig werden alle verfügbaren Metadatenfelder übertragen.


  1. Öffnen Sie das Admin Snapin "Synchronisierte Benutzer" in der "Allgemeinen Systemkonfiguration / Benutzereinstellungen".

  2. Hier sehen Sie auf der linken Seite der Tabelle eine Übersicht verfügbarer Metadatenfelder aus dem Modul Benutzer. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Übersicht verfügbarer Metadatenfelder aus dem Modul Kontakte. 

    Sie können die Felder von links nach rechts miteinander verbinden (Mapping).

    Beispiel: Das Feld "Akademischer Titel" aus dem Benutzer-Modul auf der linken Seite, steht dem Feld "Titel" aus dem Kontakt-Modul auf der rechten Seite gegenüber und ist dadurch miteinander verbunden. 


  3. Mit dem Klick auf ein Feld öffnen Sie das Dropdown-Menü zu Auswahl verfügbarer Felder.

  4. Wählen Sie auf beiden Seiten die gewünschten Metadatenfelder aus, die Sie miteinander verbinden möchten.
    Achten Sie darauf, auf der Benutzer- und Kontakte-Seite jeweils Metadatenfelder zu definieren. Das multiple Mapping mehrerer Felder auf ein Feld ist nicht möglich.

  5. Mit dem Klick auf das "Papierkorb"-Icon können Sie das Mapping für eine Feldverbindung löschen. Damit ist es möglich, nur bestimmte Metadaten wie z.B. den Vor- und Nachnamen mit der Telefonnummer als Kontakt zu übertragen. 

  6. Mit dem Klick auf das "Speichern"-Icon in der Toolbox wird das Mapping angewendet und die Synchronisation angestoßen.


Das Mapping beinhaltet lediglich die Übertragung von Metadaten zwischen existierenden Metadatenfeldern. Die Anlage der Metadatenfelder ist nicht inkludiert. Besteht beispielsweise kein Mapping zur Übertragung der E-Mail Adresse, wird das Feld "E-Mail" im Kontaktmodul ohne Werte angezeigt.