Art der Änderung
Mit "Art der Änderung" können Sie das Verhalten der Ordnerbasierten Verschlagwortung und Massenänderung steuern. Sie können wählen, wie eine der genannten Funktionen beim Verschlagworten von Metadaten auf leere oder verschlagwortete Metadatenfelder reagieren soll. Hierzu kommt, dass zwischen der Importverschlagwortung und Ordnerbasierten Verschlagwortung eine Wechselwirkung besteht, wenn es darum geht, dass beide Funktionen Werte in Metadatenfelder während des Importvorganges schreiben sollen.
Systemablauf der Importverschlagwortung und Ordnerbasierten Verschlagwortung
Liegt an einem Ordner die Ordnerbasierte Verschlagwortung mit dem Verhalten "Vorhandene Werte überschreiben" bereits vor, überschreibt die "Ordnerbasierte" Verschlagwortung die durch die Importverschlagwortung eingegebenen Metadaten nach dem Importvorgang.
Der Grund für das Verhalten ist der Systemablauf. Das System durchläuft beim Verschlagworten von Dateien eine Reihenfolge für die Importverschlagwortung und Ordnerbasierte Verschlagwortung. Demnach werden Metadaten erst von der Importverschlagwortung, dann von der Ordnerbasierten Verschlagwortung geschrieben.
Die Massenänderung ist von diesem Systemablauf nicht betroffen, da diese Funktion manuell durch den Benutzer ausgeführt wird.
Durch das Einstellen von einem Verhalten mit "Art der Änderung" in Kombination mit dem oben genannten Systemablauf stehen Ihnen somit umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung, automatisiert Metadaten zu verschlagworten.
Möglichkeiten von Art der Änderung für die Ordnerbasierte Verschlagwortung und Massenänderung
| Verhalten | Erläuterung | Verfügbarkeit Feldtyp | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vorhandene Werte überschreiben | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung überschreibt verschlagwortete Metadatenfelder mit neuen Werten. Dabei werden vorhandene Werte unwiderruflich gelöscht und durch die neuen Werte ersetzt. Systemablauf: Wenn die Importverschlagwortung zuerst einen Wert schreibt, überschreibt bei diesem Verhalten im folgenden Ablauf die Ordnerbasierte Verschlagwortung den Wert der Importverschlagwortung. | alle Feldtypen | ||||||||
| Nur Übernehmen, wenn keine Werte gesetzt sind | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung schreibt nur neue Werte in ein Metadatenfeld, wenn dieses Feld noch keine Werte beinhaltet. Somit werden nur die Felder gefüllt, die noch keine Metadaten beinhalten und Felder mit Metadaten unverändert beibehalten. Systemablauf: Wenn die Importverschlagwortung zuerst einen Wert schreibt, wird die Ordnerbasierte Verschlagwortung im folgenden Ablauf den Wert nicht überschreiben. | alle Feldtypen | ||||||||
| Werte zur Liste hinzufügen | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung fügt einem Metadatenfeld vom Typ "Liste" weitere Werte zu den vorhandenen Werten hinzu. Besteht dabei bereits ein Wert in dem Feld, wird der neue Wert nicht erneut verschlagwortet. Somit erhalten sie keine doppelten Werte. Dieses Verhalten kann nur bei Listen-Felder funktionieren, da diese Feldtypen mehrere Werte beinhalten können. Systemablauf: Die Importverschlagwortung und Ordnerbasierte Verschlagwortung fügen nacheinander weitere Werte einem Metadatenfeld hinzu. Dabei wird die Ordnerbasierte Verschlagwortung einen bereits verschlagworteten Wert der Importverschlagwortung nicht erneut dem Feld hinzufügen. | nur Felder vom Typ "Liste" | ||||||||
| Werte zur Liste hinzufügen - doppelte Werte sind erlaubt | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung fügt einem Metadatenfeld vom Typ "Liste" weitere Werte zu den vorhandenen Werten hinzu. Die Eingabe von vorhandenen Werten ist dabei erlaubt. Das Metadatenfeld kann somit doppelte Werte enthalten. Dieses Verhalten kann nur bei Listen-Felder funktionieren, da diese Feldtypen mehrere Werte beinhalten können. Systemablauf: Die Importverschlagwortung und Ordnerbasierte Verschlagwortung fügen nacheinander weitere Werte einem Metadatenfeld hinzu. Dabei wird die Ordnerbasierte Verschlagwortung einen bereits verschlagworteten Wert der Importverschlagwortung erneut dem Feld hinzufügen. | nur Felder vom Typ "Liste" | ||||||||
| Text an vorhandenen Text anhängen | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung fügt im Metadatenfeld hinter einem Text oder String-Wert weiteren Text bzw. Werte hinzu. Es ist möglich, Text bzw. Zeichen lückenlos dem bestehenden Text anzuhängen. Sie können durch die Eingabe eines Leerzeichens oder Sonderzeichens den Text vom bestehenden Text trennen.
Systemablauf: Wenn die Importverschlagwortung zuerst einen Text schreibt, wird die Ordnerbasierte Verschlagwortung den Text an den vorhandenen Text der Importverschlagwortung anhängen. | nur Felder vom Typ "Text" / "String" | ||||||||
| Werte aus Liste löschen | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung löscht einzelne Werte aus einem Metadatenfeld. Dafür geben Sie einen oder mehrere zu löschende Werte ein, die bereits in einem Feld verschlagwortet sind. Systemablauf: Die Ordnerbasierte Verschlagwortung kann bestimmte verschlagwortete Werte durch die Importverschlagwortung im Nachhinein aus einem Metadatenfeld löschen. Damit können Sie bezwecken, dass die Verschlagwortung unerwünschter Werte durch einen Benutzer beim Importvorgang verhindert wird. | nur Felder vom Typ "Liste" | ||||||||
| Alle Werte für dieses Feld löschen | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung oder Massenänderung löscht alle Werte aus einem Metadatenfeld. Systemablauf: Die Ordnerbasierte Verschlagwortung kann verschlagwortete Werte durch die Importverschlagwortung im Nachhinein aus einem Metadatenfeld löschen. Damit können Sie bezwecken, dass die Verschlagwortung aller Werte durch einen Benutzer beim Importvorgang verhindert wird. | alle Feldtypen | ||||||||
| Vererben | Die Ordnerbasierte Verschlagwortung kann seine Eigenschaften auf weitere Unterordner eines Ordners vererben. Das bedeutet: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden die eingegebenen Werte und das Verhalten auf Unterordner übertragen. Dies kann ein wesentlicher Vorteil sein, wenn Sie beispielsweise für ein Projekt in einem Ordner weitere Unterordner erstellen, dessen Dateien die gleiche Verschlagwortung wie der Hauptordner bekommen soll. Systemablauf: Hierarchie: Die Verschlagwortung wird von der obersten Ordnerebene nach unten durch alle weiteren Ordnerebenen (Unterordner) vererbt. Sobald Sie an einem Unterorder erneut eine Ordnerbasierte Verschlagwortung durchführen, können Sie über Art der Änderung beeinflussen, ob die Vererbung ab diesem Ordner zu blockieren ist. Hinweis: Möchten Sie die Reihenfolge der Vererbungshierarchie umkehren, können Sie dies im Administratorenbereich unter DAM/Ordnerbasierte Verschlagwortung tun. Vererbung blockieren: Mit dem Verhalten "Werte für dieses Feld löschen" und "Alle Werte für dieses Feld löschen" können Sie eine Vererbung blockieren, da somit die vererbten Werte wieder gelöscht werden. Alternativ können Sie auch mit dem Verhalten "Vorhandene Werte überschreiben" einem Feld andere Werte vorgeben, als durch die Vererbung mitgegeben wird. Vererbung oder neuer Wert: Mit dem Verhalten "Nur übernehmen wenn kein Wert gesetzt" können Sie ab einem Unterordner Werte verschlagworten, wenn durch die Vererbung noch kein Wert vorhanden ist. Vererbung mit weiteren Werten ergänzen: Mit dem Verhalten "Werte zu Liste hinzufügen - doppelte Werte nicht erlauben" oder "Werte zu Liste hinzufügen - doppelte Werte erlauben" , können Sie bei Listen-Feldern ab einem Unterordner weitere Werte einem Metadatenfeld hinzufügen. Dies hat den Zweck, dass Sie Inhalte von Unterordnern von der vererbten Verschlagwortung eines oberen Ordners abgrenzen können. | alle Feldtypen |
Hinweis: Mit dem 4ALLPORTAL stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten für die Verwaltung Ihrer Metadaten zur Verfügung, mit denen Sie umfangreiche Metadatenkonzepte und Automatisierungen bewältigen können. Damit entsteht zugleich eine höhere Komplexität der Funktionen, die gegebenfalls Hilfe durch unser 4ALLPORTAL — Consulting benötigt. Zur Unterstützung und Beratung sprechen Sie uns gerne an.